ÍST ISO 15489-1 - Nýr íslenskur staðall um upplýsingar og skjalastjórn 31.05.18

Fyrsti alþjóðlegi staðallinn um skjala-stjórn, ISO 15489 Upplýsingar og skjalfesting - skjalastjórn, hlutar 1 og 2, tók gildi 2001. Hann var þýddur og gefinn út sem íslenskur staðall 2005. Nú hafa báðir hlutar staðalsins frá 2001 verið felldir úr gildi og ný útgafa verið gerð að íslenskum staðli.

Áherslur í nýju útgáfunni
Ný og endurskoðuð útgáfa af fyrri hlutanum tók gildi sem alþjóðlegur staðall árið 2016. Þann 15. maí síðastliðinn tók nýja útgáfan gildi sem íslenskur staðall, ÍST ISO 15489-1:2016 Upplýsingar og skjalfesting - skjalastjórn - 1. hluti: hugmyndir og meginreglur. Ástæður þess að talið var nauðsynlegt að endurskoða staðalinn eru meðal annars þær að skjalastjórn er nú mun samtvinnaðri og heildstæðari hluti af stjórnun skipulagsheilda en áður var um leið og magn skjala í rafrænu formi fer sífellt vaxandi.

  Johanna _Gunnlaugsd

Jóhanna Gunnlaugsdóttir.

Fyrri hluti endurskoðaðrar útgáfu fjallar um hugtök og meginreglur. Þar segir til dæmis í skilgreiningu á hugtakinu "skjal" að það sé ekki einungis "sönnun" heldur einnig "eign" skipulagsheildar eða einstaklings sem er viðbót við skilgreininguna í eldri útgáfu staðalsins. Þá er ríkari áhersla lögð á vöktun og mat í nýju útgáfunni heldur en í þeirri eldri og enn fremur á hæfni og þjálfun. Mikið er lagt upp úr stýringum skjala í nýju útgáfunni og þar eru fjórir flokkar stýringa ræddir: Yfirlit lýsigagna, skjalaflokkunarkerfi, reglur um aðgang og heimild/leyfi og ákvörðunarvald ráðstöfunar. Samkvæmt nýju útgáfunni ættu vinnuferli að vera samtvinnuð verklagsreglum og "gildandi" kerfum sem þýðir að skjöl eiga ekki að vera í einangruðum kerfum. Þessi vinnuferli innihalda: Myndun skjala, föngun skjala, flokkun og lyklun, geymslu skjala, notkun og endurnotkun, yfirfærslu eða vörpun og ráðstöfun.

Leiðbeiningar í smíðum
Vinnuhópar hjá ISO vinna nú að tilteknum efnisatriðum sem eiga að koma fram í útgáfunni af öðrum hluta staðalsins (leiðbeiningum - guidelines). Þessi atriði eru: Lýsigögn, skjalastjórn, stjórnkerfi fyrir skjöl, ráðstöfun, skipulag/innri arkitektúr - gerð/stíll skipulagsheildar, mat, kerfishönnun fyrir skjöl og skjöl í skýjum. Á þessum tímapunkti er ekki tímabært að fjalla nánar um annan hluta staðalsins þar sem hann er enn í vinnslu. Óskandi er að hægt verði, í kjölfar nýrrar og endurskoðaðrar útgáfu síðari hlutans, að þýða hann á íslensku.

Tengsl við aðra staðla
Spurningar hafa vaknað um tengsl ISO 15489 við ISO 30300-staðlaröðina - einkum ISO 30301 Information and documentation - management systems for records - requirements sem er vottunarstaðall andstætt ISO 15489. ISO 30300-staðlaröðin kemur ekki í staðinn fyrir ISO 15489 heldur eru þetta tengdir staðlar. Tekið er fram í inngangi ISO 30300 Information and documentation - management systems for records - fundamentals and vocabulary að ISO 15489 sé grundvallarstaðallinn (e. the foundation standard) sem setur fram bestu venjur við skjalastjórn. Kröfurnar í ISO 30301 byggja á meginreglum og aðferðum hans. Stjórnkerfi fyrir skjöl beinist að því að stjórna skipulagsheildinni á meðan skjalastjórnarstaðallinn beinist að því að stjórna skjölum og skjalakerfum. Nauðsynlegt er að innleiða ISO 15489 til þess að geta komið upp stjórnkerfi fyrir skjöl eftir kröfum ISO 30301. Rétt er að geta þess að ISO 30301 er nú í endurskoðun og hefur fengið stöðuna "review" hjá ISO, sem er áttunda og næstsíðasta stigið í útgáfuferlinu. Í þróun er nýr staðall, ISO/NP 30301 (new work item proposal). Honum er ætlað að taka við af eldri útgáfu.

Jóhanna Gunnlaugsdóttir, prófessor við Háskóla Íslands.

ÍST ISO 15489-1 fæst í Staðlabúðinni.
NÁNAR HÉR >>

Staðlaráð Íslands    Þórunnartúni 2, 3. hæð, 105 Reykjavík    Kennitala: 591193 2019    Opnunartími    Sími 520 7150 fax 520 7171

Þessi síða notar vefkökur (e. cookies).

Nánari upplýsingar

Samþykkja